Bij de VCA-audit wil de auditor de presentielijsten van de toolboxmeetings zien, en de verslagen van de werkplekinspecties. Begeleid je als KAM-adviseur vijf klanten, dan heb je die lijsten vijf keer. Op vijf plekken, in vijf vormen. Hoe houd je bij of elke klant op schema ligt?
Eerst de eisen. Alles hieronder komt uit de VCA-checklist 2026/6.1 van SSVV, de versie waarmee sinds 1 juli 2026 alle VCA-audits worden uitgevoerd. Wat er in die versie verder veranderde, lees je in VCA 2026/6.1: wat verandert er?
Hoeveel toolboxmeetings vraagt VCA?
Volgens vraag 4.1 van de checklist vinden er verspreid over het jaar toolboxmeetings plaats met alle eigen en tijdelijke operationele medewerkers. De minimumfrequentie:
| Certificaat | Toolboxmeetings per jaar, minimaal |
|---|---|
| VCA* | 4 |
| VCA** | 10 |
| VCA Petrochemie | 10 |
In de toolboxmeetings komen regelmatig aan bod: relevante VGM-onderwerpen, wijzigingen in VGM-regels en voorschriften, en aandachtspunten uit onderzoeken van incidentmeldingen en inspecties. Als bewijs vraagt de checklist een lijst met data, besproken onderwerpen en presentielijsten.
Een toolboxmeeting is volgens SSVV standaard een bijeenkomst. Bij uitzondering mag het anders, als het bedrijf dat onderbouwt. Dan moet er per jaar wel een minimum aan contactmomenten of bijeenkomsten zijn: de helft van het aantal hierboven voor VCA* en VCA**.
En hoeveel werkplekinspecties?
Vraag 7.1 gaat over werkplekinspecties door operationeel leidinggevenden. De minimumeisen:
- Er is een procedure voor de inspecties, de positieve bevindingen, de opvolging van verbeterpunten en het gebruik van de checklist.
- Inspecties worden ten minste eenmaal per maand per operationele werkplek uitgevoerd. Dat mag ook door operationele medewerkers, onder verantwoordelijkheid van een operationeel leidinggevende.
- Van elke inspectie is er een verslag met positieve bevindingen, afwijkingen, verbeteracties, wie ze uitvoert en binnen welke termijn.
- Er is een actieplan met de actiepunten uit de inspecties, de verantwoordelijken en een planning.
- De (operationele) directie gaat minimaal eenmaal per kwartaal mee op een werkplekinspectie op een werklocatie.
Voor VCA** en VCA Petrochemie komt daar een jaarlijkse trendanalyse van de bevindingen bij (vraag 7.2). Bij werk van korte duur mag het bedrijf een eigen programma maken dat de frequentie naar verhouding haalt.
Een VCA-certificaat is drie jaar geldig, maar de certificatie-instelling doet minimaal één keer per kalenderjaar een controle-audit. De lijsten moeten dus elk jaar kloppen, niet alleen bij de hercertificering.
Wat je per klant wilt zien
Voor één bedrijf is dit met een goede Excel-lijst prima bij te houden. Met meerdere klanten wordt het lastiger, want elke klant heeft een ander certificaat, een eigen auditdatum en een eigen manier van registreren. Per klant wil je in één oogopslag zien:
- hoeveel toolboxmeetings er dit jaar zijn geweest, tegenover het minimum voor zijn certificaat;
- wanneer de laatste werkplekinspectie per werkplek was;
- welke acties uit inspecties nog openstaan, en bij wie;
- of de directie dit kwartaal al mee is geweest;
- wanneer de volgende controle-audit is.
Toolboxmeetings dit jaar, per klant
Tegenover het minimum uit VCA 2026/6.1
Voorbeeld met verzonnen gegevens. Klant A en C hebben VCA*, klant B en D VCA**.
Van losse lijsten naar één overzicht
Je hoeft daarvoor geen nieuw systeem aan te schaffen, en je klanten ook niet. De gegevens staan meestal al ergens: in een Excel-lijst per klant, in ingevulde formulieren of in je agenda. Een dashboard kan die bestaande lijsten als bron gebruiken en elke dag opnieuw laten zien waar elke klant staat. Werkt een klant met eigen KAM-software, dan blijft die gewoon in gebruik. Het overzicht komt ernaast. Wat een veiligheidskundige verder in zo’n overzicht kwijt kan, zoals de RI&E, incidenten en keuringen, lees je in Waarom veiligheidskundigen baat hebben bij een eigen dashboard op outofthebubble.nl.
Zo zie je op maandagochtend welke klant deze maand nog een toolbox moet houden, zonder vijf mappen te openen. Hoe zo’n overzicht eruit kan zien, lees je op de pagina dashboard voor KAM-adviseurs.
